Hva er EHF? Dette spørsmålet er det mange som lurer på. EHF er et datautvekslingsformat som ble innført av det offentlige for å effektivisere mottaket av fakturaer, og på den måte spare tid og penger.

I realiteten er EHF, på generelt grunnlag, et av de viktigste effektivitetstiltakene som  norske virksomheter kan ta nytte av. Formatet har de senere år mer eller mindre blitt en standard i Norge, for bedrifter som ønsker å sende og motta fakturaer elektronisk.

Hva er EHF?

EHF står for elektronisk handelsformat og benyttes til å utveksle handelsdokumenter mellom virksomheter. Formatet baserer seg på XML og er en norsk tilpasning av et felles europeisk fakturaformat. EHF er mens kjent for utveksling av fakturaer mellom selskaper.

Fra og med 1. juli 2012 innførte staten krav til at alle nyinngåtte avtaler med det private næringsliv skal inneholde krav om EHF-faktura. På denne måten ønsket det offentlige å spare både tid og penger knyttet til håndtering av innkommende fakturaer, og fra 1. januar 2015 ble dette kravet utvidet til også å gjelde alle norske kommuner.

I nyere tid er EHF-faktura mer eller mindre blitt en norsk standard og en økende grad av norske selskaper benytter EHF til å sende og motta elektronisk faktura.

Hvordan fungerer EHF?

EHF benytter digital infrastruktur til å utveksle ulike handelsdokumenter mellom virksomheter. Det aller vanligste er å sende eller motta elektroniske fakturaer, eller EHF-faktura som det ofte omtaler som, direkte mellom leverandøren og kundens økonomisystem. Siden fakturaen er heldigital og mottas elektronisk kan mottakerens økonomisystem lese disse automatisk. På denne måten er man trygg på at fakturaen kommer frem i tide og til riktig mottaker.

Siden fakturaen mottas elektronisk kan mottakers økonomisystem «lese» innholdet i denne og i større grad behandle fakturaen automatisk.

Dette sparer ikke bare det offentlige for mye unødvendig tid knyttet til håndtering, men også andre norske selskaper som tar i bruk EHF-faktura.

Hvorfor er EHF så viktig?

De aller fleste av oss har vært borti manuelle fakturaer som enten kommer i posten eller på e-post. Fellesnevneren for disse er at de må behandles manuelt. Mottar du en faktura i posten skal konvolutten åpnes og fakturaen pakkes ut. Senere skal KID og annen betalingsdata punche inn i nettbanken. Dette høres kanskje ikke så tidkrevende ut for en faktura, men for tusenvis av fakturaer hvert år blir dette en tidkrevende prosess – en prosess som er helt unødvendig med dagens teknologi.

Alternativet ved bruk av EHF-faktura er å slippe å punching av betalingsdata i nettbanken, men i stedet remittere utbetalingen via økonomisystemet. På denne måten sparer man mye tid og mange feilkilder.